5 Dicas práticas para aumentar a qualidade e produtividade

Conheça quais são as boas práticas para obter resultados com a Melhoria Contínua em sua organização. Veja demais complementos nos próximos posts desta série.

A gestão de projetos de melhoria é arte de influenciar as pessoas na construção de uma nova cultura organizacional, aplicando técnicas, ferramentas e habilidades que envolvam e influenciem todos a realizarem o seu melhor dentro de requisitos, recursos e prazos previamente acordados. Para iniciarmos o entendimento eu gostaria de lhe fazer uma pergunta: você identifica a diferença entre o Mudança VS. Melhoria, certo? Então vamos esclarecer este detalhe fundamental. Vejamos a definição básica conforme a Porto Editora – Portugal, em seu dicionário:

“Mudança: ato ou efeito de mudar; alteração; troca.”

“Melhoria: mudança para melhor; aperfeiçoamento”

Vejamos também uma definição mais técnica de Melhoria Contínua apresentada pela ABPMP em seu BPM CBOK – Versão 3.0 – 1ª Edição:

“Melhoria Contínua é uma evolução incremental de um processo utilizando uma abordagem disciplinada para assegurar que o processo continue atingindo seus objetivos.”

Agora que você já sabe a definição, vamos a alguns detalhes que devem ser considerados para aplicarmos no objetivo da organização, e assim, obter os resultados desejados na operação. Mas atenção: Nem toda mudança resulta em melhoria. Porém, toda melhoria precisa de mudança.

Categorias de Melhorias

Para uma visão mais direcionada, apresentamos 3 categorias de melhorias que podem e devem ser exploradas por qualquer organização, sendo:

• Reduzir ou eliminar problemas, sem aumentar custos

• Reduzir significativamente os custos, ao mesmo tempo que a qualidade é mantida ou melhorada

• Aumentar as expectativas dos clientes

Então vamos as 5 dicas desta matéria:

1. Conheça seus processos e procedimentos

Este é o início para que uma organização exija qualidade de seus colaboradores. Tenha seus processos mapeados, inclusive sua integração. Documente o “como fazer corretamente” utilizando procedimentos.

2. Seja transparente, deixe claro as regras e os requisitos

Deixe claro as regras de trabalho e convívio, apresente os procedimentos e processos nas operações dos colaboradores, além dos requisitos de aceitação das entregas, alinhados as condições de execução.

3. Treine, acompanhe e recicle seus colaboradores e líderes

A identidade de uma organização inicia-se pelo ambiente colaborativo e amigável, tendo em vista as pessoas como peça chave ao seu sucesso. Acredite, treine, acompanhe e recicle para manter todos no padrão e engajamento desejável.

4. Incentive a participação de todos nas ações por roteiros de melhoria

Apresente o programa de melhoria contínua aos colaboradores para que todos conheçam os benefícios desta iniciativa por projetos, e que para atingirem o sucesso da organização é necessária a participação de todos. Incentive, gratifique e reconheça as melhores sugestões rumo ao aperfeiçoamento da operação.

5. Utilize indicadores para monitorar a satisfação dos clientes

O foco de todo negócio é a satisfação do cliente, seja ele externo ou interno. Para isto, é imprescindível utilizar indicadores para monitorar o desempenho e agir rapidamente nas correções quando necessário. Reflita sobre esta frase dita pelo professor Masaaki Imai, considerado o pai do Kaizen:

“Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”

Resumindo

Uma cultura de melhoria contínua pode ser definida como aquela em que “todos os membros da organização trabalham em conjunto em uma base contínua de melhoria de processos e redução de erros para melhorar o desempenho geral para o cliente.” FRYER et al., 2007.

Então podemos concluir que Melhoria Contínua é realizar pequenas melhorias e com estas, definir novos padrões. Mas não devemos parar apenas nisso. Devemos reiniciar o ciclo para novas críticas, e assim aperfeiçoar continuamente. Ressaltamos que há uma escalada de 5 níveis de evolução na maturidade em gestão da Melhoria Contínua para toda e qualquer organização. Desde o Pré-interesse (1) até a Capacidade total (5). Então não deixe para depois. Conheça mais acerca desta importante disciplina organizacional. Acredite, o resultado obtido é muito maior do que o investido.

Se você ficou com alguma dúvida, não hesite e envie seu comentário agora mesmo.

Faça uma visita em nosso site e conheça nossos produtos. www.osentinelagp.com

Sucesso e tudo de bom!

Escrito por: Marcelo Marin, PMP, Green Belt

Blog do O Sentinela GP - Em 21/set/2021