5 Motivos para você investir na gestão dos seus processos

Conheça os benefícios que a gestão de processos e BPM pode entregar a sua organização. Veja os complementos nos próximos posts desta série.

Toda iniciativa de uma organização tem como objetivo melhorar sua operação, desenvolver novos produtos, conquistar espaço em seu mercado, entre outros tantos. Automaticamente entende-se que cada iniciativa gera um custo, seja em equipamentos, serviços ou mesmo recursos internos do negócio para obter o resultado esperado. Muitos destes projetos são “soltos”, ou seja, são para melhoria de certo departamento e, muitas vezes, não estão alinhados com as prioridades na estratégia organizacional. Agora, reflita sobre esta frase:

“O talento vence jogos, mas só o trabalho em equipe vence campeonatos.” Michael Jordan

Direcionando este pensamento para uma organização, podemos dizer que uma empresa não atinge o sucesso apenas o resultado de um departamento, mas sim pela dedicação e integração de todos. Nesta linha, o técnico deve conhecer o potencial e os limites de cada jogador, desafiando e motivando cada um a realizar o seu melhor em benefício do grupo. Daí o paralelo numa organização, ou seja, para orientar aos melhores resultados é necessário conhecer sua estruturação, sua capacidade e dar condições para se desenvolver.

Então, vamos conhecer melhor a sua organização? Na figura abaixo apresentamos um ciclo de orientação para alinhar a estratégia organizacional e gerar o resultado esperado.

Ciclo gerador de resultados na organização

Destacamos aqui 5 dos principais pontos, sendo eles:

1. Conhecer a operação numa visão integrada

Para obter uma visão holística é necessário ver o todo em operação, mas de forma superficial, ou seja, resumidamente seus objetivos, gargalos e integração com os demais para gerar valor em suas entregas. Iniciamos aqui o mapeamento dos processos em 1º nível para enxergar a cadeia de valor percebida pelo cliente. Na sequência, aprofundamos os estudos aos demais níveis de detalhe conforme a necessidade, até chegarmos nos procedimentos para a realização das atividades. Assim, conhecemos e documentamos como as operações funcionam.

2. Eliminar atividades que não geram valor

Com base nestes estudos e documentação dos processos, conseguimos identificar quais são aqueles que não geram valor e, se possível, eliminá-los da cadeia produtiva, uma vez que seus objetivos e resultados não justifiquem sua existência, inclusive para processos de gerenciamento e de suporte. Aqui aproveitamos para redesenhar os fluxos, e assim, enxugar os custos da operação organizacional.

3. Monitorar o desempenho dos processos essenciais

Quando falamos de gestão, devemos ter em mente que só conseguimos gerenciar aquilo de conseguimos medir, como dito por Peter Drucker. Seguindo a linha de monitorar o desempenho dos processos, principalmente os de 1º nível, chamados essenciais, devemos implantar indicadores que apontem tal desempenho. Quando baixo, dizemos que é o “gatilho” para uma ação de correção emergencial. Geralmente usamos cores para diferenciar e interpretar rapidamente, sendo verde para estável, amarelo atenção, e vermelho para agir rapidamente na correção.

4. Gerar engajamento e cooperação interdepartamental

Uma vez que as lideranças e os envolvidos enxergam a estruturação e integração dos processos na organização como um todo, estes ficam expostos aos demais, pois seu desempenho aparece. Aqui despertamos o engajamento pela exposição. Afinal, ninguém quer ficar abaixo, nem prejudicar a cadeia produtiva. Como consequência, buscam a cooperação entre os departamentos ligados diretamente em atividades predecessoras e sucessoras as de sua responsabilidade.

5. Aperfeiçoar o planejamento estratégico organizacional

Com base em dados coletados no resultado da operação, sugerimos a realização de reuniões periódicas e multidisciplinas, por vezes chamadas de comitê de resultados, para que juntos possam analisar, debater e definir ações que fortaleçam a organização, não só no reativo, mas principalmente no ativo, ou seja, em planejar e traçar objetivos num plano estratégico organizacional. Neste plano, define-se as diretrizes e o como chegar aos objetivos, decompondo-os em projetos idealizados, selecionados, priorizados e alinhados ao crescimento do negócio.

Resumindo

Para gerar resultados positivos devemos inicialmente analisar a estrutura e as condições em que estes operam. Daí enxergar a cadeia produtiva, seus diversos processos, integração e governança. Com o tempo, ficará evidente que muitos benefícios são diretos e visualizados em números financeiros, mas outros tantos são indiretos devido estarem no relacionamento, na sinergia dos colaboradores e num ambiente agradável de trabalho.

Assista ao nosso vídeo com uma explicação básica, mas de valor para o seu entendimento no assunto:

https://www.youtube.com/watch?v=bveGs6MqyIE

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Sucesso e tudo de bom!

Escrito por: Marcelo Marin, PMP, Green Belt

Blog do O Sentinela GP - Em 17/set/2021