Realize melhorias usando 5 pontos do roteiro DMAIC

Saiba quais são os 5 pontos para executar um projeto de Melhoria Contínua usando o roteiro DMAIC.

Arrisco-me a dizer que ocorrem problemas em quase todas as organizações, ou pelo menos na grande maioria delas, sejam grandes ou pequenas, mesmo assim, lá estão os problemas. Este é um dos desafios de gerenciar organizações, com ou sem fim lucrativo. Afinal, organizações são constituídas por processos, máquinas, fornecedores, produção, e principalmente, de pessoas. Perceba nesta breve introdução que já apontamos diversos pontos sujeitos a falhas. Concorda?

Pois bem, avançamos ao modo de enxergar a ocorrência de uma falha. Você diria que não tem sorte e que sua equipe ou organização é fraca e imatura, … e fica reclamando, ou percebe que é uma oportunidade de aperfeiçoar o ponto falho que foi identificado para este erro não volte a ocorrer. Qual é a sua posição perante estas duas alternativas citadas? Tenha certeza, o que a alta administração espera de toda liderança é no mínimo a coragem de enfrentar e corrigir tais problemas, independentemente de sua origem. É como dito por Brian Tracy:

“Os líderes pensam e falam sobre as soluções. Os seguidores pensam e falam sobre o problema.”

Muito bem. Digamos que você identificou e quer enfrentar e resolver uma determinada falha ocorrida em seu departamento. E agora, como resolver? Você poderá atuar de forma pontual e isolada numa pequena escala, ou aprofundar e resolver num contexto maior, onde envolva revisão de processo, procedimento, e o que mais envolver para conseguir eliminar estas e outras falhas utilizando projetos de melhorias, e assim aumentar o desempenho da organização.

Conheça agora o roteiro DMAIC. É um acrônimo em inglês de (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Estas são as 5 etapas de uma metodologia que busca melhorar o fluxo dos processos existentes, removendo desperdícios e potencializando resultados pela execução de projetos de melhoria. Foi desenvolvida na Motorola durante a década de 1980, e modelada sobre programas TQM (Total Quality Management), com orientação na redução de variação dos processos.

1. Define (Definir)

Neste momento inicial da jornada, define-se o escopo do projeto e, para assegurar o devido alinhamento com os envolvidos, é de boa prática a elaboração do contrato de melhoria ou plano do projeto. Nele descrevemos os objetivos, metas, requisitos, prazos e restrições, deixando tudo documentado. Por vezes, querendo apresentar resultado rápido, alguns não dedicam tempo nesta etapa e podem acabar se arrependendo durante a execução do projeto por conflitos que poderiam ser evitados.

2. Measure (Medir)

Nesta etapa medimos a situação atual. Essa “foto” é feita por meio de dados que devem ser cuidadosamente coletados e selecionados devido ser a partir desta base que ações serão empenhadas, ou seja, se a base for ruim, as análises não apresentarão a realidade e, com isso, seremos direcionados a decisões erradas.

Verifique o tamanho do problema e seu desempenho, além de avaliar a estabilidade do indicador, identificando possíveis causas especiais.

3. Analyze (Analisar)

Esta etapa é dedicada para se encontrar a solução de um problema e, para isso, precisamos estudar e diagnosticar a sua causa raiz. Podemos dividir o estudo em 2 frentes, sendo: Técnicas de análise de dados e Técnicas de melhoria de fluxo. O objetivo aqui é entender a causa e efeito entre uma variável resposta e uma ou mais variáveis explicativas ocorridas em um ou mais processos.

4. Improve (Melhorar)

Este é o momento da criatividade e trabalho em equipe, pois nele se desenvolve as mudanças necessárias. Mas antes de colocá-las em operação, devemos testar e verificar seu efeito nos indicadores. É aqui que validamos com evidências que o resultado obtido está dentro do esperado com as mudanças desenvolvidas e consolidadas.

5. Control (Controlar)

Nesta última etapa, implantamos as mudanças mais vantajosas. Lembrando que devemos ter concluído a sua validação, documentação e treinamento do novo modelo no processo. Posto em operação, medimos e comparamos os resultados do antes VS. depois e verificamos se são satisfatórios como desejado. Dependendo do tipo de solução e riscos envolvidos no novo modelo podemos escolher entre uma implantação direta, paralela ou sequencial (estilo cascata).

Resumindo

Esta é apenas uma introdução sobre a operação do roteiro DMAIC. Ainda temos diversas outras técnicas e ferramentas de apoio como: PDSA, SIPOC, Pareto, Gráfico de controle, Ishikawa, Kanban, entre outras. A ideia aqui é desenvolver e documentar um estudo mais técnico e de impacto, cuja finalidade está em melhorar o fluxo dos processos, removendo os desperdícios presentes na cadeia produtiva e sua operação. Assim elevamos a maturidade, o engajamento e o conhecimento descentralizado de como fazer, e fazê-lo bem feito.

Assista ao nosso vídeo com uma explicação básica, mas de valor para o seu entendimento no assunto:

https://www.youtube.com/watch?v=MdYvInZBqBE

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Sucesso e tudo de bom!

Escrito por: Marcelo Marin, PMP, Green Belt

Blog do O Sentinela GP - Em 23/set/2021