5 Pontos básicos para Implantar um PMO

Conheça os 5 Pontos essenciais para definir e implantar um PMO, seja departamental ou organizacional. Veja os complementos nos próximos posts desta série.

Neste post abordaremos os tipos de PMO e os 5 pontos essenciais para ajudar-te no desenho e operação do seu PMO personalizado a sua necessidade e expectativa.

“Saiba que não existe um PMO igual a outro, podem ser semelhantes, mas não iguais. Todos têm uma identidade única, em ambientes e objetivos únicos.”

O que temos são critérios que “norteiam” o desenho do modelo de operação diretamente relacionados e personalizados as suas funções e objetivos na organização. Veja nas variações entre os Tipos de PMO / EGP, sendo eles:

• Corporativo: Responsável pela definição dos padrões de gestão de projetos de toda a corporação. Seu papel está muito ligado à estratégia da empresa e, consequentemente, aos processos que a ajudam a atingir seus objetivos;

• Departamental: Ligado diretamente a uma área da organização, como TI, por exemplo. Seu papel é mais operacional e, normalmente, seus profissionais trabalham diretamente com os projetos do departamento;

• Específico: São criados com objetivos específicos e têm função muito distinta, como gerenciar um programa estratégico, por exemplo. Normalmente são concebidos por um determinado período e, desde sua criação, já possuem um marco claro de quando serão extintos;

• Híbrido: Esta é uma composição de partes de outros modelos, adaptando as referências à sua necessidade personalizada conforme a organização. Nesta versão, a probabilidade de sucesso e longevidade torna-se muito maior, pois influencia seus colaboradores à aderirem ao modelo de gestão.

Agora vamos as dicas para ajudar-te a montar o seu modelo:

1. Definir Objetivo e Abrangência

Este é o primeiro passo, pois serão estas as diretrizes que o PMO / EGP seguirá rumo ao modelo ideal que atenda as expectativas dos envolvidos. Exemplos: Objetivo de ser o facilitador entre o estratégico e operacional, entre outros. Abrangência departamental, organizacional ou de finalidade específica.

2. Identificar o Nível de Maturidade

Inicialmente precisamos identificar o atual nível de maturidade da organização em gestão de projetos. A partir daí, definimos o modelo e os objetivos do PMO, desde o inicial, até o Centro de Excelência.

3. Planejar e Executar como um projeto

Sim, demos tratar a implantação de um PMO / EGP da mesma forma que qualquer outro projeto ou iniciativa organizacional, ou seja, conhecer seu escopo, funcionalidades, prazos, recursos, equipes, riscos, etc.

4. Modelar a própria Governança

Não deixe de fora este item, pois ter um esquema de governança é necessário para toda e qualquer operação. Caso contrário, pontos relevantes podem ser esquecidos e num certo momento, surpreender e impactar pela ausência de uma gestão mais ativa.

5. Desenhar um Plano de Crescimento

Ter um plano de crescimento para o PMO faz-se necessário para o engajamento no desenvolvimento coletivo de todos, inclusive da organização. A escalada é o crescimento planejado e sustentável que comprova seus benefícios com resultados, pondo em prática a melhoria contínua no desenvolvimento da operação e competitividade do negócio. Veja exemplo na figura abaixo:

Espero ter lhe ajudado a definir e implantar o seu PMO. Mas não se esqueça do principal, compartilhe suas ideias com o patrocinador e demais envolvidos. Assim terá a oportunidade de apresentar, debater, explicar, ajustar e conquistar mais apoio a esta iniciativa. Força! Acredite! Os resultados virão em breve.

Assista ao nosso vídeo com uma explicação básica, mas de valor para o seu entendimento no assunto:

https://www.youtube.com/watch?v=HhW5ZhYBdEM

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Sucesso e tudo de bom!

Escrito por: Marcelo Marin, PMP, Green Belt

Blog do O Sentinela GP - Em 09/set/2021